«Ни дня без документов!» Работа отдела документационного обеспечения ГУП ДНР Донбасстеплоэнерго.

Работа подразделений делопроизводства и архивной работы выходит далеко за рамки только обращения со служебными документами. Она включает в себя организацию работы с документами, их сбор, обработку и учет, регистрацию и контроль, передачу другим службам отраслевой информации, отправку контрагентам, решение вопросов информационного обеспечения, систематизации и подготовки для сдачи в архив. Помимо этого, сотрудники делопроизводства обеспечивают коммерческую тайну в работе с документами предприятия, способствуют соблюдению законности, а также непосредственно участвуют в реализации управленческих решений.

Коммерческие предложения контрагентов, счета-фактуры, акты, договоры, приказы, распоряжения и другая корреспонденция требует от специалистов делопроизводства ГУП ДНР «Донбасстеплоэнерго» тщательного внимания и оперативности. Копирование, сканирование, регистрация, контроль документов и не только - ежедневная работа этих сотрудников.

Имея многолетний опыт работы с документами, генеральный директор ГУП ДНР «Донбасстеплоэнерго» Сергей Полхов выступил с инициативой внедрения на предприятии электронного документооборота.

И вот, на смену «высоким стопкам» из документов пришел электронный документооборот, который значительно облегчил работу делопроизводителей предприятия.

«Все документы регистрируются в единой системе электронного документооборота ГУП ДНР «Донбасстеплоэнерго». Сократилось время отправки документа адресатам, виден маршрут движения документа, сроки и результаты исполнения, появилась возможность работать в журнале регистрации сразу нескольким сотрудникам одновременно», - подчеркнула начальник отдела документационного обеспечения ГУП ДНР «Донбасстеплоэнерго» Евгения Елецкая.

«Сейчас в аппарате управления и в 11 филиалах предприятия сотрудниками используется электронный документооборот по нескольким направлениям. Входящая и исходящая корреспонденция, служебные записки, приказы, протоколы, договоры и обращения граждан уже используются в системе. В настоящий момент внедрение по остальным направлениям продолжается» - отметил Сергей Полхов.       

 Цифровые решения для управления процессами и документами экономят время всех служб и облегчают поиски нужной информации, преимущества применения данной системы в ГУП ДНР «Донбасстеплоэнерго» оценили все сотрудники.